Implementierung der E-Akte in einem Dokumentenmanagementsystem

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Praxisseminar erläutert die Implementierung der E-Akte in einem Dokumentenmanagementsystem

31. Juli 2024

PRESSEMITTEILUNG

Die Fortbildungskampagne veranstaltet im September ein Praxisseminar zur rechtskonformen Einführung der elektronischen Aktenführung

Am 9. September 2024 veranstaltet die Fortbildungskampagne öffentliches Recht das Praxisseminar „Elektronische Aktenführung im DMS implementieren und rechtskonform umsetzen“. Das Seminar wird von 9.00 bis 16.15 Uhr online durchgeführt. Das Referententeam besteht aus Patrick Bardenhagen vom Kirchenamt in Stade, der stellvertretenden Direktorin des Landesarchivs Berlin Carmen Schwietzer und Prof. Dr. Henning Müller vom Sozialgericht Darmstadt.

Zunächst widmet sich Patrick Bardenhagen der Implementierung der E-Akte in einem Dokumentenmanagementsystem. Er erläutert dabei den Ablauf eines effizienten Digitalisierungsverfahrens und die Vermeidung von Fehlerquellen. Darüber hinaus behandelt er Themen wie elektronische Aktenbearbeitung sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen.

Ein praxisnahes Beispiel zur digitalen Archivierung wird anhand des Landesarchivs Berlin von Carmen Schwietzer vorgestellt. Die Teilnehmenden erfahren, welche gesetzgeberischen, organisatorischen und technischen Anforderungen es für die Archivierung elektronischer Dokumente gibt.

Zum Abschluss des Seminars wird der Teilnehmerkreis über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert.

Inhaltsübersicht:

Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette”
Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
Anforderungen & interne Einflussfaktoren
Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und die Vermeidung von Fehlerquellen
E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
Externe Einflussfaktoren
IT-Umgebung
Das E-Archiv
Die digitale Archivierung
Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte
Praxisbeispiel Landesarchiv Berlin
Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO)
Anwendung der TR RESISCAN

Detaillierte Informationen zum Programm und zur Anmeldung können Interessierte hier abrufen.

Für weitere Informationen und Fragen wenden Sie sich bitte an:

Constanze Korb

Fortbildungskampagne öffentliches Recht

Presse und Kommunikation

Tel.: +49 (0) 30 89 56 27 13

E-Mail: presse@fortbildungskampagne.de

Über Fortbildungskampagne öffentliches Recht:

Die Fortbildungskampagne öffentliches Recht wurde 2019 in Berlin gegründet und erweitert das Weiterbildungsangebot im öffentlichen Sektor durch effiziente Veranstaltungen im Online-Format. Experten und Expertinnen aus der Praxis, aus Forschung und Lehre und dem Rechtsbereich vermitteln ihr fundiertes Wissen im Rahmen von praxisnahen Seminaren und Inhouse-Schulungen. Die Veranstaltungen bieten einen direkten Austausch mit den Referenten und Referentinnen.

Die Fortbildungskampagne eruiert über fortlaufende Recherchen und den ständigen Austausch mit Experten und Expertinnen und Institutionen den tatsächlichen Fortbildungsbedarf an aktuellen und praxisrelevanten Themen. Sie versteht sich als eine innovative Plattform für Wissenstransfer, deren Angebot die öffentliche Hand aktiv mitgestalten kann.

(Abbildung lizensiert durch: Alarmy)

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Meinungsbeitrag: Till Spurny Ein Wort wie „Entmenschlichung“ brachte man bis vor kurzem allenfalls mit den Verbrechen des Nationalsozialismus in Deutschland in Verbindung. Inzwischen werden jedoch von der amerikanischen Regierung Pressefotos verbreitet, auf denen Menschen in Gefangenschaft gezeigt werden, mit kahl geschorenen Köpfen, unwürdig in eine gebeugte Haltung gedrückt, um die „erfolgreichen Deportationen“ aus den USA zu belegen. Das ist ein Beispiel für Entmenschlichung, einer Vorstufe zu noch mehr Entwürdigung und roher Gewalt. Dass die aggressive Rhetorik und die dazugehörenden Handlungen der US-Regierung (Stichwort: Yemen) wie eine Gewaltankündigung verstanden werden können, zeigt nicht zuletzt ein aktuelles Zitat von Warren Buffet, in dem er die Erhebung von Zöllen als „Kriegshandlung“ bezeichnet (Tariffs are 'an act of war ', W. Buffet). Warum ist das relevant, wenn man zum Beispiel gerade dabei ist, die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse durch Technologie, Software und KI zu vereinfachen? Die Beobachtung dieser schleichenden Entmenschlichung ist deshalb relevant, weil wir uns in Deutschland bereits in einer Situation wiederfanden, in der die Puzzleteile und Einzelereignisse retrospektiv rekonstruiert werden mussten, um die größte Katastrophe unserer Geschichte zu erklären. Im Rückblick wurde dann schrittweise erklärbar, wie es zu einer Situation kommen konnte, in der Menschen nicht mehr Menschen waren. In der Rückschau konnte man dann den Stellenwert einzelner Ereignisse bewerten und konkret aufzeigen, wie letztlich eines zum anderen führen konnte. Auch wenn heute niemand sagen kann, in welche Zukunft wir uns konkret bewegen, mit welcher Überschrift das gegenwärtige Kapitel in den Geschichtsbüchern einst überschrieben sein wird, so ist doch spürbar, dass dies ein historischer Moment ist. Werden neue Technologien und Innovationen vor diesem Hintergrund stets mit einer positiv besetzten Vorstellung von Fortschritt und Entwicklung verbunden bleiben? Oder ist es denkbar, dass zum Beispiel künstliche Intelligenz einst mit Kontrolle, Herrschaft und Macht in Verbindung gebracht wird? Das darf man durchaus fragen, angesichts einer nahezu vollständig selbstverständlichen und weitreichenden Technologieabhängigkeit. Wem das gänzlich abwegig erscheint, der möge sich fragen, wie es der Technologie-Industrie bisher gelungen ist, Produkte an hunderte Millionen oder gar Milliarden von Kunden zu verkaufen und gleichzeitig die negativen Konnotationen aus Orwell's 1984 und anderen Fiktionen zu vermeiden. Es ist durchaus bezeichnend, dass Jensen Huang, Gründer und CIO von NVIDIA, dem wichtigsten Hersteller von KI-Prozessoren der Welt, kürzlich eine Kollaboration im Bereich Robotics zwischen NVIDIA, Open AI und Disney Research verkündet hat. Das lässt erkennen, dass man auch für ernsthafte KI-gestützte Roboter-Technologie offenbar ein Unternehmen wie Disney benötigt, das den Maschinen Töne, Geräusche und Gesten einverleiben kann. Damit wird uns Menschen das Gefühl vermittelt, es mit intelligenten Wesen zu interagieren anstatt mit Plastik- und Aluminiumkästen und Kupferdrähten. Im besten Fall unterstützt uns die Technologie darin, einfach menschlich zu sein - eben Mensch zu sein. Doch das bedeutet auch, dass wir aufhorchen sollten, wenn die Grenze zur Entmenschlichung überschritten wird.